Política de Tratamiento de Datos

Sinergia E-learning

1. Preámbulo

En Sinergia E-learning estamos comprometidos con la seguridad, privacidad y adecuado tratamiento de la información personal de nuestros clientes, usuarios, colaboradores, aliados, proveedores y demás personas que suministren sus datos a través de nuestros diferentes canales de contacto.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, adoptamos la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de informar a los titulares sobre la forma en que recolectamos, almacenamos, utilizamos, protegemos y, cuando corresponda, eliminamos sus datos personales.

Esta política aplica a la información obtenida a través de nuestro sitio web, formularios físicos o digitales, correo electrónico, redes sociales, plataformas tecnológicas, procesos comerciales, procesos de vinculación y demás canales utilizados por Sinergia E-learning.

2. Responsable del tratamiento

Sinergia E-learning es responsable del tratamiento de los datos personales que recopila directamente a través de sus diferentes canales y procesos.

Ubicación: Medellín, Colombia

Correo electrónico de contacto general:
contacto@sinergiae-learning.com

3. Principios para el tratamiento de datos personales Responsable del tratamiento

Sinergia E-learning realizará el tratamiento de los datos personales atendiendo, entre otros, los siguientes principios:

• Legalidad en materia de tratamiento de datos.
• Finalidad específica, legítima y previamente informada.
• Libertad, garantizando que el titular otorgue su autorización cuando ésta sea requerida.
• Transparencia frente al uso de la información.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad de la información.
• Confidencialidad.
• Veracidad y calidad de los datos tratados.

La información será recolectada únicamente cuando resulte pertinente y necesaria para las finalidades informadas al titular.

4. Recolección de datos personales

Sinergia E-learning recopilará únicamente los datos personales necesarios para desarrollar las finalidades informadas.

Dependiendo del canal y del tipo de relación con el titular, podremos recopilar información como:

• Nombre y apellidos.
• Documento de identificación, cuando sea necesario.
• Correo electrónico.
• Número telefónico o WhatsApp.
• Ciudad y país.
• Información profesional y laboral.
• Información académica.
• Perfil profesional.
• Información sobre experiencia, conocimientos y habilidades.
• Información relacionada con herramientas y tecnologías que el titular domina.
• Hoja de vida.
• Portafolio profesional.
• Enlaces a sitios web, perfiles profesionales o muestras de trabajo.
• Información necesaria para procesos comerciales, contractuales o administrativos.
• Otra información que el titular decida proporcionar voluntariamente y que resulte pertinente para la finalidad informada.

Sinergia E-learning no solicitará información que resulte excesiva o innecesaria para la finalidad correspondiente.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, dependiendo de la relación existente con el titular:

5.1. Clientes, usuarios y contactos

• Gestionar solicitudes, consultas y comunicaciones.
• Prestar y administrar los servicios ofrecidos por Sinergia E-learning.
• Mantener comunicación relacionada con productos y servicios.
• Gestionar procesos comerciales y administrativos.
• Enviar información relacionada con los servicios cuando el titular haya autorizado este tipo de comunicaciones.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.

5.2. Colaboradores, profesionales y aliados

Sinergia E-learning podrá recopilar y tratar información de profesionales interesados en formar parte de su red de colaboradores, proveedores o aliados para:

• Conformar y administrar una base de profesionales y posibles colaboradores.
• Conocer la experiencia, formación, conocimientos y habilidades profesionales de los interesados.
• Evaluar perfiles profesionales de acuerdo con las necesidades de futuros proyectos.
• Revisar hojas de vida, portafolios, muestras de trabajo y enlaces profesionales suministrados voluntariamente.
• Identificar profesionales que puedan participar en proyectos de diseño instruccional, diseño gráfico, producción audiovisual, desarrollo e-learning, tecnología educativa y servicios relacionados.
• Contactar a los profesionales cuando surjan oportunidades de colaboración acordes con su perfil.
• Gestionar procesos de selección, vinculación, contratación o prestación de servicios cuando corresponda.
• Mantener actualizada la información profesional necesaria para futuras oportunidades de colaboración.

El registro en una base de profesionales no constituye una oferta laboral, promesa de contratación ni garantiza la participación en futuros proyectos

5.3. Comunicaciones comerciales

Cuando corresponda y exista la autorización necesaria, Sinergia E-learning podrá enviar comunicaciones comerciales, informativas, newsletters, invitaciones, novedades y contenidos relacionados con sus servicios mediante correo electrónico u otros medios de comunicación.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones, de acuerdo con los mecanismos habilitados por Sinergia E-learning.

6. Tratamiento de hojas de vida, portafolios y muestras de trabajo

Cuando una persona suministre voluntariamente su hoja de vida, portafolio, enlaces profesionales, muestras de trabajo o información relacionada con su experiencia, Sinergia E-learning podrá utilizar dicha información exclusivamente para evaluar y gestionar su perfil profesional de acuerdo con las finalidades informadas.

Los materiales suministrados serán tratados de manera confidencial y no serán publicados por Sinergia E-learning ni utilizados para fines diferentes a los autorizados.

El titular será responsable de contar con las autorizaciones, derechos o permisos necesarios para compartir con Sinergia E-learning los materiales, documentos, imágenes, enlaces o muestras de trabajo que suministre.

7. Autorización para el tratamiento

Sinergia E-learning solicitará al titular la autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando ésta sea requerida por la normativa aplicable.

La autorización podrá ser obtenida mediante mecanismos físicos, electrónicos, formularios, casillas de aceptación, comunicaciones escritas u otros mecanismos que permitan demostrar razonablemente la autorización otorgada.

Al suministrar voluntariamente sus datos personales a través de nuestros formularios, canales de contacto u otros medios habilitados, el titular reconoce haber sido informado sobre las finalidades para las cuales serán tratados sus datos y, cuando corresponda, autoriza su tratamiento de acuerdo con esta política.

8. Tratamiento de datos de menores de edad

Sinergia E-learning no recopilará deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes para las finalidades contempladas en esta política, salvo cuando exista una finalidad legítima y se cumplan los requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

9. Remisión de comunicaciones comerciales

Sinergia E-learning podrá solicitar al titular su consentimiento para remitir comunicaciones comerciales, newsletters, información general o personalizada a través de correo electrónico, SMS u otros medios de comunicación electrónica.

El titular podrá oponerse a la recepción de estas comunicaciones o retirar posteriormente su consentimiento comunicándose al correo:

contacto@sinergiae-learning.com

La decisión de no recibir comunicaciones comerciales no afectará las comunicaciones necesarias para gestionar una relación contractual, comercial o profesional existente, cuando estas sean necesarias para dicha relación.

10. Uso y circulación de los datos

Sinergia E-learning utilizará los datos personales exclusivamente para las finalidades informadas al titular y para aquellas que resulten compatibles con ellas conforme a la legislación aplicable.

Los datos personales no serán comercializados.

Sinergia E-learning no compartirá datos personales con terceros sin la autorización correspondiente, salvo cuando:

• Exista una obligación legal.
• Sea necesario para cumplir una obligación contractual.
• Sea necesario para la prestación de un servicio previamente solicitado o contratado.
• Se trate de proveedores o encargados que requieran acceso a la información para prestar servicios a Sinergia E-learning y que se encuentren sujetos a obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
• Exista otra circunstancia permitida por la legislación aplicable.

11. Seguridad de la información

Sinergia E-learning implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, gestión de permisos, almacenamiento seguro, protección de cuentas y revisión periódica de los mecanismos utilizados para gestionar la información.

Sinergia E-learning reconoce que la seguridad de la información es un proceso continuo y realizará ajustes razonables cuando sea necesario para mejorar la protección de los datos.

12. Confidencialidad

Las personas que tengan acceso a datos personales tratados por Sinergia E-learning deberán mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso en el marco de sus funciones o relaciones con la empresa.

Esta obligación se mantendrá incluso después de finalizada la relación correspondiente, cuando así resulte aplicable.

13. Derechos de los titulares

De acuerdo con la legislación colombiana aplicable, los titulares de los datos personales podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar información sobre el tratamiento que se ha realizado de sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.
• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando corresponda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la normativa aplicable.
• Presentar quejas ante la autoridad competente cuando consideren que se han vulnerado sus derechos.

14. Consultas, solicitudes y reclamos

El titular podrá ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales mediante comunicación dirigida a:

contacto@sinergiae-learning.com

La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir claramente la consulta, solicitud o reclamo.

Sinergia E-learning dará trámite a las solicitudes de acuerdo con los términos y procedimientos establecidos en la legislación colombiana aplicable.

15. Conservación de los datos personales

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, mientras exista una relación con el titular o mientras resulte necesario para atender obligaciones legales, contractuales, administrativas o posibles responsabilidades derivadas del tratamiento.

En el caso de profesionales registrados en la Red de Talento o base de colaboradores, la información podrá conservarse mientras resulte razonablemente necesaria para identificar y contactar perfiles profesionales para futuros proyectos, salvo que el titular solicite la revocatoria de su autorización o la supresión de sus datos cuando ello sea procedente.

Una vez finalizado el período de conservación aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a las medidas correspondientes, de acuerdo con la normativa aplicable y las necesidades de conservación de la empresa.

16. Actualización de la información

Sinergia E-learning podrá actualizar esta política cuando existan cambios en sus procesos, servicios, mecanismos de tratamiento de información o en la legislación aplicable.

La versión vigente estará disponible a través de los canales digitales de Sinergia E-learning.

17. Compromiso con la mejora continua

En Sinergia E-learning consideramos la protección de los datos personales como una responsabilidad permanente

Por ello nos comprometemos, dentro de nuestras posibilidades y de acuerdo con el tamaño y naturaleza de nuestra organización, a:

• Revisar periódicamente nuestras prácticas de tratamiento de datos.
• Mantener medidas razonables de seguridad.
• Promover buenas prácticas de manejo de información entre las personas que tengan acceso a datos personales.
• Revisar los mecanismos de acceso y almacenamiento de información.
• Actualizar esta política cuando resulte necesario.
• Atender oportunamente las solicitudes relacionadas con los derechos de los titulares.

Nuestro objetivo es proteger la información que nos es confiada y mantener relaciones basadas en la transparencia y la confianza.

18. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor en septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras Sinergia E-learning realice tratamiento de datos personales.

Comprometidos con la Mejora Continua.